外国人の方または海外居住者の方が代表を務める会社（株式会社・合同会社など）を解散・清算するには、日本国内の印鑑証明書に代わる書類として「サイン証明書」が必要です。
そもそも、なぜサイン証明書が必要なのか
会社の解散・清算人選任の登記申請をする際、申請書には代表者の署名（または記名押印）が必要です。
日本人の場合は市区町村が発行する「印鑑証明書」がその本人確認手段となります。
しかし、外国人の代表者は日本の市区町村に印鑑登録をしていないことも多く、その場合には印鑑証明書を使えません。そこで、代わりに「サイン証明書（署名証明書）」を用いることになります。
サイン証明書とは？
| 公的機関が「この署名は本人のものです」と証明する書類 |
| ▶ サイン証明書（正式名称：署名証明書）とは、その署名が確かに本人によるものであることを証明する書類です。 |
| ▶ 日本でいう「印鑑証明書＋実印の押印」と同じ役割を果たします。 |
| 証明される内容 ▶ 署名（サイン）が本人のものであること ▶ 本人の氏名・国籍・生年月日など ▶ 書類への署名が真正であること | 印鑑証明書との違い ▶ 印鑑ではなく「署名」で本人確認 ▶ 書類に直接サインして提出 ▶ 外国大使館または外国の公証人が発行 |
サイン証明書に記載されるべき内容
サイン証明書には、少なくとも以下の内容が記載されるべきです。
- 氏名（ローマ字・漢字等の全表記）
- 住所
- 生年月日
- 国籍
- 解散する日本の会社の代表者であること →解散・清算人選任登記の場合
- 「本人の署名に間違いないこと」の文言
- 「上記内容が真実であることを宣誓する」旨の文言
どこで取得できるか？
サイン証明書の取得先は、状況によって異なります。
| ① 在日大使館・領事館（日本に在住している場合） |
| ▶ 日本に在住している外国人の方が主に利用する窓口です |
| ▶ 本国の大使館・総領事館に出向き、担当官の前でサインして発行してもらいます |
| ▶ 予約が必要な場合が多く、即日発行の所もあれば、発行まで数日〜数週間かかることもあります |
| ▶ 発行手数料は各国・各大使館によって異なります |
| ② 外国の公証機関（外国に在住している場合） |
| ▶ 代表者が既に帰国・海外在住の場合は、現地の公証人（Notary Public）又は在外日本大使館等で作成します |
| ▶ 予約が必要な場合が多く、詳細は電話で事前確認ください |
| ▶ 登記申請の場合、アポスティーユは無くても構いません（アポスティーユ付きでも構いません） |
| ▶ 発行手数料は各国によって異なります |
注意点
| 手続きをスムーズに進めるためのポイント |
| ▶ 大使館・領事館・公証人の予約は混み合うことがあります。余裕をもって早めに申請しましょう |
| ▶ 証明書の有効期限に注意してください（サイン証明書には有効期限はありませんが、あまりに昔の証明書は法務局が受け付けない場合がありますので注意が必要です） |
| ▶ 登記申請の場合、外国語の書類は、日本語訳と翻訳証明書の添付が必要です（司法書士が翻訳する場合、司法書士が作成する翻訳証明書で構いません） |
| ▶ 申請書類へのサインは、証明書に記載されている署名と同一のサインでなければなりません |
| ▶ 国によって必要書類・手続き・費用が異なるため、事前に大使館等に確認することをお勧めします |
サイン証明書には２種類ある
登記申請には、一般的には一体型が望ましいとされています。しかし、法務局によっては単独型であっても特段何事もなく申請通過したケースもあり、一体型でないと受理できないというわけではないようです。詳細は申請先法務局に確認が必要です。ただし、大使館等によっては「単独型」のみ発行するとしている大使館等も存在しています（経験あり）。
| 一体型 ▶ 署名書類に直接つづり込む ▶ 署名した書類と一体になる証明書 署名対象となる書類に署名をした後、その書類の末尾に証明書を貼り付け（つづり込み）、署名と証明が一体となった状態で発行される ▶ 特徴 署名した書類そのものに証明が付くため、書類とサインの対応関係が明確 ▶ 注意点 署名書類を大使館等に持参する必要があり、署名書類が確定してから取得する手順になる | 単独型 ▶ 署名を単独で証明する ▶ 汎用的に使える証明書 申請書類とは別に、「この者の署名はこのようなものである」と、署名のサンプル自体を証明する書類として単独で発行される ▶ 特徴 先に取得しておくことができ、その後の申請書類に同じ署名をすることで使用できる ▶ 注意点 申請書類へのサインが証明書の署名と完全に一致していることが必要。有効期限にも注意が必要 |
